Esta rubrica destina-se à edição de sugestões (dicas), sobre arquivística e documentação: Como recolher, reunir , tratar e conservar documentos.
Natureza e fim da descrição arquivística
Um Arquivo não se limita a garantir a conservação material os documentos gerados por uma instituição ou uma pessoa, mas também, conserva e organiza, enquanto possua potencialidade informativa e o interesse para a gestão administrativa.
A criação de veículos de informação que facilitam o conhecimento e o acesso aos seus fundos documentais pelos utilizadores.
A descrição dos documentos é a actividade que permite que o arquivo cumpra com a razão da sua existência, informar.
A descrição, permite o acesso a um arquivo mediante a informação dos documentos que contém.
Recolha de 5 tipos de dados ou elementos informativos dos documentos:
1 – Os que informam sobre o contexto, as circunstancias e determinam a sua origem e produção.
2 – Os que informam sobre o conteúdo dos documentos.
3 – Os que informam sobre a forma e o estado do suporte dos documentos e seu lugar, modo de instalação, por meio dos quais, ajuda à identificação dos seus componentes e sua localização no depósito.
4 – Os que informam sobre as condições de acesso e uso dos documentos.
5 – Os que informa sobre a história do tratamento arquivístico dos documentos.
- A descrição dos arquivos serve, tanto para facilitar o controle administrativo ou físico dos fundos de um arquivo, como para permitir o seu controle intelectual, através de um serviço de informação que garanta o acesso aos fundos documentais do arquivo, não só pelo arquivista, mas também ao utilizador.
- Formular-se um programa descritivo que proporciona com prontidão, certos dados referentes a todos os documentos do arquivo.
- Devem facilitar a localização dos documentos, como também revelar o seu carácter e conteúdo, cada vez mais amplo, aproveitando as possibilidades que oferecem as tecnologias da informação.
- Responder a um público cada vez mais heterogéneo e indeterminado.
SUGESTÃO : Procedimentos a ter em conta no manuseamento de documentos
1 - Não se apoie nos documentos.
2 - Não use os documentos como base, para escrever.
3 - Não sublinhe, ou escreva nos documentos.
4 - Evite ao máximo o contacto das mãos com o documento.
5 - Não use o dedo molhado, ou borracha de safar para virar as páginas.
6 - Não acompanhe com o dedo a leitura do documento.
7 - Não marque o sítio onde está com o dedo ou outros objectos.
8 - Não dobre o canto das páginas para fazer marcações.
9 - Não respire ou tussa directamente, sobre o documento que estiver a consultar.
10 - Não force as encadernações.
11 - Não retire os documentos da sua ordem.
O utente é responsável pelas espécies que recebe, até à sua devolução.
TÉCNICAS DE GESTÃO DE AQUISIÇÕES E RECURSOS DE INFORMAÇÃO
Há diferentes formas de aquisição de documentos, que envolvem diferentes conceitos.
Definição de conceitos:
Aquisição - Pode ser feita através de compra, doação, permuta, oferta e troca; a título oneroso ou não.
Compra - Aquisição de documentos a título oneroso.
Dação - Aquisição / alienação de documentos de arquivo como pagamento de uma dívida.
Depósito - Aquisição / alienação de documentos de arquivo a título precário.A documentação depositada fica sob custódia de outra entidade (neste caso o Arquivo Municipal), mas não muda de proprietário e poderá estar sujeita a um regime próprio de conservação e / ou comunicação, previamente acordado.
Depósito Legal - Entrega imediata, obrigatória e gratuita dos originais de determinados documentos de arquivo ( por exemplo:acordos, leis, etc.), ao serviço designado por lei para seu depositário.
Doação - Aquisição / alienação da custódia de documentos, a título gratuito, por vezes acompanhada de certas obrigações. A entidade beneficiária de documentos e/ou arquivos privados tem a faculdade de os recusar ou aceitar, mediante determinado acordo com enquadramento legal.
Incorporação - Aquisição gratuita a título definitivo de documentos de arquivo, por um serviço de arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece, são definidas por via legislativa ou regulamentar.
Ingresso - Entrada de documentos, fundos, colecções e/ou arquivos, num serviço de Arquivo ou Biblioteca.
Ingresso Adicional - Entrada de documentos de arquivo que integram unidades arquivísticas já custodiadas por um serviço de arquivo intermédio ou definitivo.
Legado - Atribuição de fundos biblioteconómicos, ou, de documentos de arquivo privados, por disposição testamentária, a quem não é legítimo herdeiro, sujeita ou não a certas condições e obrigações. O organismo beneficiário tem a faculdade de os aceitar ou recusar.
Permuta - Troca de documentos de arquivo ou biblioteconómicos entre duas entidades, com a correspondente mudança de custódia e/ou propriedade.
Reintegração - Consiste na entrega de documentos deslocados, a uma instituição ou serviço responsável pela aquisição e comunicação dos documentos de arquivo que legalmente detém a sua custódia.
Transferência - é a mudança de documentos de arquivo de um depósito para outro, com ou sem alteração de custódia.
Reintegração - Consiste na entrega de documentos deslocados, a uma instituição ou serviço responsável pela aquisição e comunicação dos documentos de arquivo que legalmente detém a sua custódia.
Transferência - é a mudança de documentos de arquivo de um depósito para outro, com ou sem alteração de custódia.
APELO
Poderá dar o seu contributo, se tem (ou conhece quem tenha) documentos determinantes na formação do nosso concelho, quer sejam fundos privativos, quer sejam fundos públicos ,como os existentes em juntas de freguesias, instituições , associações diversas, etc.
Contribua para a memória histórica do nosso concelho
O Arquivo Municipal de Mirandela agradece:
Obrigado
Pesquisa e coordenação - Elisa Moutinho (Técnica Superior)
Edição e postagem - Rui António Magalhães (Técnico de Informação, comunicação e documentação)
