REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DE MIRANDELA
- PREÂMBULO
O Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, designada mente o seu artigo 10.°, n.º 2, prevê a criação de Arquivos Municipais.
É de primordial importância a criação e aplicação de uma política de gestão de arquivos, que de uma maneira concertada e reflectida implemente os meios que permitam organizar e tratar na sua globalidade, de forma eficaz e rentável, o conjunto dos sistemas dos arquivos gerados e mantidos pela Câmara Municipal de Mirandela no quadro das suas actividades.
De entre as competências de um Arquivo Municipal, assume particular relevância a garantia de conservação e bom uso, em condições ideais de segurança, dos acervos documentais que custodia. Em consequência, e competindo-lhe igualmente facilitar, e mesmo estimular, o acesso a tais documentos, torna-se necessária a definição de normas que assegurem a prossecução de tais objectivos.
As normas inscritas neste Regulamento, elaboradas em consonância com o previsto no Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais aprovado pela Portaria n.º 412 / 2001, de 17 de Abril, destinam-se a orientar nos procedimentos habituais.
Em conformidade com os poderes regulamentares que lhes são atribuídos pelos artigos 112.°, n.º 8, e 241 da Constituição da República Portuguesa, devem os Municípios aprovar os respectivos regulamentos municipais.
Assim:
Tendo em conta a necessidade de disciplinar a actuação da autarquia, no referente à produção, organização e gestão integrada dos sistemas de informação que emergem do relacionamento entre o público e a Câmara Municipal de Mirandela e que vêm sendo constituídos pelos seus diferentes serviços;
Considerando, por outro lado, a importância da elaboração de um regulamento que defina os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à conservação, defesa, valorização e ampla divulgação de uma parcela do património cultural sob custódia da autarquia, no caso vertente expressa pelo seu arquivo definitivo ou histórico;
Considerando, ainda, que urge criar condições para o desenvolvimento de acções de defesa, promoção do património histórico da área do município, a que pertencem os arquivos de diversos organismos com sede no concelho contribuindo, assim, para um maior nível de cultura das populações;
Neste sentido, a Câmara Municipal, no uso das competências que lhe são conferidas pela alínea a) do n.º 7, do artigo 64.°, da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, com redacção introduzida pela Lei n.º 5-N2002, de 11 de Janeiro, e considerando o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, e as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, submete a discussão e aprovação o seguinte Regulamento:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.°
Âmbito
O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Mirandela com atribuições na área da gestão do arquivo da autarquia e dos outros acervos documentais de âmbito concelhio.
Artigo 2.°
Dependência hierárquica
O Arquivo Municipal de Mirandela adiante designado por AMM, encontra-se na dependência da Vereadora da Educação, Cultura e Turismo.
Artigo 3.°
Competências e atribuições
Ao arquivo municipal incumbe:
a) Superintender o arquivo geral do município e propor a adopção de planos adequados de arquivo;
b) Arquivar, depois de classificados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;
c) Zelar pela conservação dos espécimes documentais;
d) Não permitir a saída de qualquer tipo ou documento sem requisição, datada e assinada pelo responsável do respectivo serviço;
e) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos;
f) Gerir na sua integridade os arquivos dos diferente órgãos e serviços da Câmara Municipal, independentemente da idade ou fase, forma ou suporte material dos documentos que os compõem;
g) Recolher e tratar tecnicamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do concelho de Mirandela com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito;
h) Conceder apoio técnico-arquivístico àquelas entidades, desde que a sua solicitação, nas diversas matérias se prendam com a criação, organização, gestão documental, preservação e acesso aos seus arquivos;
i) Facultar aos utilizadores certidões e cópias dos documentos de arquivo à sua guarda, salvo quando estiverem em causa limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, devendo, neste último caso, ser facultada a consulta, na medida do possível, de uma reprodução das espécies acauteladas;
j) Fomentar o conhecimento dos acervos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no concelho, através do seu recenseamento e da elaboração dos respectivos guias, inventários e catálogos;
k) Divulgar o património documental e recursos informativos do concelho, mediante a promoção de iniciativas culturais de natureza diversa;
l) Executar tudo o mais que se encontrar relacionado com este serviço e for superiormente determinado.
CAPÍTULO II
DO INGRESSO DE DOCUMENTOS
DO INGRESSO DE DOCUMENTOS
Artigo 4.º
Transferência e recepção de documentos
Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços camarários devem promover o envio da respectiva documentação para o arquivo municipal, onde será instalada no depósito de arquivo intermédio, com vista à adequada avaliação
documental.
Artigo 5.º
Calendarização das remessas
A remessa da documentação será feita de harmonia com um calendário estabelecido entre os responsáveis de cada serviço produtor e o do arquivo, competindo a este a coordenação de todas as operações envolvidas neste processo.
Artigo 6.º
Procedimentos
Na transferência da documentação para o AMM, os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:
a) Os documentos serão enviados nos respectivos suportes originais devidamente acomodados e identificados;
b) Devem ser acondicionados os documentos em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;
c) Devem de igual modo encontrar-se organizados, classificados em ordenados;
d) A conferência da guia respectiva terá de ser obrigatoriamente efectuada pelos responsáveis de ambos os serviços;
e) Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documentos retirado da
paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço;
f) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contêm e os anos a que se reporta;
g) No caso dos processos de obras, deverá ser indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
h) Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes clipes, etc.
i) A documentação transferida deve ser sempre acompanhada dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência,. obrigatoriamente relacionados na guia.
Artigo 7.º
Formalidades
A documentação enviada ao AMM deve ser sempre acompanhada da respectiva guia de remessa segundo modelo adoptado internamente (anexo I), e do auto de entrega (anexo II).
Artigo 8.º
Guia de remessa
a) A guia de remessa, feita em triplicado, será visada pelo dirigente ou funcionário por ele nomeado para o envio da documentação e pelo técnico superior de arquivo responsável pelo AMM;
b) O original será arquivado pelo AMM, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem;
c) O duplicado será devolvido aos serviços de origem após ter sido conferido e completado com as referências topográficas do arquivo e mais informação que se repute pertinente;
d) O triplicado será usado provisoriamente pelo arquivo como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após elaboração do competente catálogo;
e) A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência.
Artigo 9.°
Recolha de outros documentos e arquivos do concelho
1- Podem dar entrada no AMM, quer a título definitivo, quer a título de depósito, documentos de outros organismos, pessoas ou serviços, à excepção daqueles que, por lei, devam ser incorporados no Arquivo Distrital.
2 - A aquisição referida no número anterior far-se-á de acordo com o disposto nas alíneas a) e b) do artigo 6.° e artigo 8.° do presente Regulamento, com as devidas adaptações de acordo com o contrato consubstanciado no anexo II.
3 - As despesas com o transporte da documentação e com o seu acondicionamento constituirão encargo da Câmara Municipal.
4- A documentação confiada à tutela do AMM deve ser sempre acompanhada da correspondente guia de remessa, feita em duplicado.
CAPÍTULO III
DA ORGANIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
Artigo 10.°
Classificação e descrição
d) Sujeitar os documentos remetidos pelos diferentes serviços camarários para arquivo a todas as operações necessárias à sua correcta descrição;
e) Evitar a proliferação nos serviços de duplicados e minutas que dificultem as tarefas do dia a dia e ocupem desnecessariamente espaço inútil.
Ao responsável pela unidade orgânica de arquivo compete:
a) Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema descentralizado dearquivos em vigor na Câmara Municipal e sobre as propostas de adopção dos planos de classificação de arquivo que lhe vierem a ser apresentados pelos diferentes serviços;
b) Coordenar as operações envolvidas nas remessas da documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos concelhios;
c) Organizar e ordenar todos os livros, processos e mais documentos entregues pelos vários serviços do município, para os quais a lei determina a conservação temporária ou definitiva;
d) Sujeitar os documentos remetidos pelos diferentes serviços camarários para arquivo a todas as operações necessárias à sua correcta descrição;
e) Evitar a proliferação nos serviços de duplicados e minutas que dificultem as tarefas do dia a dia e ocupem desnecessariamente espaço inútil.
Artigo 11.º
Avaliação documental 1 - A avaliação documental desenvolver-se-á de harmonia com as disposições legais contidas na portaria aprovada para esta matéria e outras que se reputem pertinentes.
2 - A homologação das eliminações previstas na portaria, bem como a avaliação da documentação que tenha ultrapassado os prazos legais de conservação activa e semi-activa, mas que se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado, incumbem a uma equipa multidisciplinar formada para o efeito e designada Comissão de Avaliação.
Artigo 12.º
Comissão de Avaliação
1 - Para além do técnico superior de arquivo responsável pelo AMM, a Comissão de Avaliação é constituída por um técnico superior com formação jurídica, bom como pelo responsável pelo órgão produtor da documentação e outro funcionário que venha a ser designado para o efeito.
2 - Os elementos da Comissão são especialmente designados pela Vereadora da Educação, Cultura e Turismo, incumbindo a coordenação dos seus trabalhos ao técnico superior de arquivo.
3 - A Comissão de Avaliação, nomeada especialmente para esse fim, pode pronunciar-se sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos entregues à Câmara Municipal por doação, legado, depósito ou dação, se assim o entender o técnico superior responsável pelo arquivo.
4 - Todas as reuniões do Grupo de Trabalho serão lavradas em acta.
CAPÍTULO IV
DA ELIMINAÇÃO
Artigo 13.º
Competência
2 - A eliminação dos documentos que não estejam fixados na tabela de selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo (IAN/TT), sob proposta fundamentada do Arquivo Distrital de Bragança.
Processo de eliminação
1 - A eliminação dos documentos, aos quais não for reconhecido valor arquivístico ou informativo, será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.
2- A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
1 - No acto da eliminação deve ser lavrado um auto, do qual fará parte integrante uma lista exaustiva de todos os documentos a eliminar, com identificação do serviço de proveniência.
2 - A redacção do auto de eliminação, deverá regular-se por formulário (anexoIII) e dele devem constar os vistos da Vereadora da Educação, Cultura e Turismo, do responsável pelo órgão produtor da documentação em causa e do técnico superior de arquivo.
3 - É obrigatória a remessa ao Arquivo Distrital Bragança de todos os autos das eliminações que vierem a ser realizadas futuramente.
DA CONSERVAÇÃO
Artigo 16.º
Compete, ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
Artigo 15.º
Formalidades da eliminação
Formalidades da eliminação
2 - A redacção do auto de eliminação, deverá regular-se por formulário (anexoIII) e dele devem constar os vistos da Vereadora da Educação, Cultura e Turismo, do responsável pelo órgão produtor da documentação em causa e do técnico superior de arquivo.
3 - É obrigatória a remessa ao Arquivo Distrital Bragança de todos os autos das eliminações que vierem a ser realizadas futuramente.
CAPÍTULO V
DA CONSERVAÇÃO
Artigo 16.º
Métodos de conservação
a) Criação de boas condições ambientais e de segurança;
b) Proceder à limpeza e desinfestação da documentação antes do seu acondicionamento;
c) Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;
d) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;
e) Criação de um plano de emergência para os depósitos, com protecção contra incêndio e inundação.
CAPÍTULO VI
DO ACESSO
Artigo 17.º
Comunicação dos documentos
a) Directa dos documentos originais;
b) De cópias executadas para esse fim.
2 - O Arquivo Municipal disponibilizará ao público instrumentos de descrição documental existentes, designadamente guias, inventários, catálogos. índices e ficheiros.
3 - O acesso ao AMM é permitido mediante o preenchimento de uma requisição de consulta (anexo IV) e da exibição do respectivo documento de identificação pessoal.
Artigo 18.º
Atendimento
Municipal.
2 - O atendimento e consulta directa das espécies são, em princípio, assegurados em instalação própria, quer a documentação se encontre na chamada idade intermédia, que apresenta ainda certo valor primário ou administrativo, quer na idade definitiva onde passa a prevalecer o valor secundário, isto é, informativo e histórico.
Artigo 19.º
Empréstimo de documentos em fase intermédia
2 - A cada petição corresponderá uma requisição.
3 - Os documentos emprestados devem ser devolvidos ao AMM no prazo máximo de 15 dias, em igual estado de conservação e ordenação.
4 - Só a título excepcional e mediante prévia autorização da Vereadora da Educação, Cultura e Turismo este prazo poderá ser ampliado.
5 - Findo aquele prazo, o técnico superior de arquivo transmitirá à Vereadora da Educação, Cultura e Turismo as infracções eventualmente cometidas, após informação aos responsáveis sobre o incumprimento do prazo fixado.
Artigo 20.º
Devolução de documentos
Artigo 21.º
Conferição da documentação devolvida
2 - Se assim o entender, o funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.
Artigo 22.º
Falhas no processo devolvido
Falhas no processo devolvido
Artigo 23.º
Reprodução
2 - As despesas com a emissão das cópias referidas no n.o 1 são reguladas pela tabela de taxas em vigor.
3 - A reprodução dos documentos é prestada a título gratuito aos funcionários da Câmara Municipal, sempre que o façam no exercício das suas funções e competências e mediante apresentação de justificação devidamente fundamentada.
Artigo 24.º
Difusão
Difusão
a) Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal e ou em colaboração com outras entidades;
b) Realização e participação em actividades culturais diversas;
c) Introdução de conteúdos na página de Internet da autarquia.
CAPÍTULO VII
EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTAÇÃO PARA EXPOSIÇÕES
Artigo 25.º
Condições do empréstimo
a) Mediante autorização escrita da Vereadora da Educação, Cultura e Turismo, para figurarem em exposições, desde que sujeitas às normas anexas ao presente Regulamento (anexo VI);
b) Os documentos saídos do AMM ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e parecer prévio do técnico superior de arquivo;
c) Sempre que as peças se destinem a uma exposição em espaço físico não municipal será obrigatório um seguro contra todos os riscos, a cargo dos requerentes, incluindo o transporte das mesmas, que estará a cargo dos requerentes.
Artigo 26.º
Da comunicabilidade
2 - A sua comunicabilidade atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente em conformidade com a lei geral.
3 - O direito de acesso será restringido no referente à consulta directa dos originais, sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação.
4 - Os processo em fase corrente, designadamente os individuais do pessoal, os de concurso, de obras públicas ou particulares, e outros que pela sua natureza possam suscitar eventuais restrições à sua comunicabilidade, serão facultados de acordo com a disposições legais em vigor ou a pedido de pessoa directamente interessada.
OBRIGAÇÕES DO UTILIZADOR
Artigo 27.º
Normas e deveres
1 - Os utilizadores dos serviços do AMM ficam obrigados a respeitar as normas constantes do anexo VII.
2 - É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do Arquivo Municipal, o normal funcionamento dos serviços;
b) Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do técnico superior de arquivo;
c) Entrar nas salas de consulta, e seus acessos, com malas, capas, telemóvel ou objectos que não sejam necessários à consulta;
d) Fumar dentro das instalações do AMM;
e) Comer ou beber nas salas de consulta.
3 - O utilizador que, depois de avisado, se não conformar com as disposições enunciadas neste artigo, será convidado a sair das instalações, e, em face da gravidade manifesta, ficará sujeito às sanções previstas na lei.
Artigo 28.0
Estudo e investigação
CAPITULO IX
OBRIGAÇÕES DO ARQUIVO MUNICIPAL
Artigo 29.º
Relatório de actividades
a) Número de espécies existentes e a sua distribuição, descritas de acordo com a organização adoptada;
b) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;
c) Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.
2 - O relatório será disponibilizado para consulta aos utilizadores do AMM
CAPITULO X
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 30.º
Dúvidas e omissões
Artigo 31.º
Periodicidade
Periodicidade
Artigo 32.°
Entrada em vigor
Entrada em vigor
(EM CONSTRUÇÃO)
