Esta rubrica será destinada à divulgação de notícias, novidades, directrizes, etc., relacionadas com a DGARQ - Direcção Geral de Arquivos.
Os arquivos na prevenção e combate à corrupção
"A DGARQ deu início a um conjunto de conversas públicas em torno do binómio transparência administrativa/arquivos pretendendo com esta iniciativa, discutir a dimensão do papel dos arquivos na consolidação da democracia.
Guilherme de Oliveira Martins, Presidente do Tribunal Constitucional e do Conselho de Prevenção da Corrupção, foi o convidado da DGARQ...( )..., numa conversa pública com Cecília Henriques em que se reflectiu especificamente, sobre o papel dos arquivos na luta contra a corrupção.
Reconhecida a centralidade dos arquivos nesta problemática - ou não fossem eles constituídos por documentos que são a evidência de como as pessoas e instituições conduzem as suas actividades -, o Professor Oliveira Martins ajudou-nos a compreender melhor o contributo específico dos arquivos em cada momento do processo de luta contra a corrupção:
1. Como meio de prevenção, na medida em que favorecem a transparência administrativa - tendo sido especialmente sublinhada a necessidade dos serviços públicos adoptarem uma atitude mais pró-activa no acesso aos documentos administrativos, facilitando o exercício efectivo do direito de acesso do cidadão aos documentos oficiais;
2. Como meio de verificação, na medida em que viabilizam a demonstração dos procedimentos e reconstituição dos factos - para tanto, não basta produzir documentos, importa geri-los no cumprimento de regras claras cuja aplicação seja documentada (só assim se poderá demonstrar, por exemplo, que a inexistência de certo documento em arquivo decorre de uma eliminação autorizada e não do propósito de ocultação de um acto ilegal);
3. Como meio de responsabilização, na medida em que por eles passa a prova dos actos - para o que é crítico, que os arquivos possam oferecer documentos suficientes, completos, autênticos e fidedignos.
Questionado quanto à sua percepção sobre as práticas de gestão de documentos em arquivo, em Portugal, o Professor Oliveira Martins destacou três preocupações fundamentais que todas as administrações deviam incorporar, no sentido de potenciar o efectivo contributo dos arquivos no combate à corrupção:
. Ter normas e procedimentos de gestão de documentos. Notou, especialmente, que nem sempre são claras as relações e fronteiras de responsabilidade entre os arquivos correntes, intermédios e definitivos, indiciando as vantagens da adopção das politicas de gestão integrada e contínua dos documentos;
. Ter medidas concretas de preservação, de acordo com a natureza dos documentos e para todos os suportes em que os documentos são registados, indicando ser crítica a elaboração e aplicação de planos de preservação digital em todos os organismos;
. Ter regras de segurança informática, indiciando a necessidade de garantir que a informação digital tenha um nível de fidedignidade idêntico à informação registada em suporte tradicional.
Em conclusão, diríamos que o incremento da qualidade dos processos de produção e de gestão (contínua) dos documentos é, pois, um aspecto que deve estar na primeira linha de atenção de qualquer entidade com preocupações de combate à corrupção - podendo mesmo integrar os planos de gestão de riscos de corrupção, a que os serviços públicos estão obrigados."
Fica o convite para ouvir o próprio Professor Guilherme de Oliveira Martins, no vídeo disponível em
http://vimeo.com
Fontes:
DGARQ - Direcção-Geral de Arquivos.-Boletim, nº11 - Outubro/Dezembro,2009.-pág.5
Ed: Direcção-Geral de Arquivos, Lisboa.- Trimestral
ISSN 1646-785X
Henriques,Cecília - Técnica Superior da DSAAT
Pesquisa e coordenação - Elisa Moutinho (Técnica Superior de Arquivo)
Redacção e edição - Rui António Magalhães (Ass.Operacional-TICs e Documentação
